joomla
ДО ПИТАННЯ НАУКОВОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ ПРАЦІ КЕРІВНИКІВ ОРГАНІВ ВНУТРІШНІХ СПРАВ
Юридичний часопис Національної академії внутрішніх справ

УДК 351.741+352.075.0 Володимир Грохольський -

Начальник кафедри теорії та прак­тики управління органами внутріш­ніх справ Академії управління МВС, доктор юридичних наук, доцент

Анотація. Розглянуто окремі питання наукової організації праці ке­рівників органів внутрішніх справ.

Annotation. The separate questions of scientific organization of labour of leaders of organs of internal affairs are considered.

Продуктивність праці можна підвищити шляхом її наукової орга­нізації, що означає використання науково обґрунтованих рекоменда­цій з удосконалення організації праці з метою її полегшення і підви­щення продуктивності. Наукова організація праці (НОП) керівників органів внутрішніх справ - це процес раціональної організації праці, направлений на максимальне підвищення ефективності діяльнос­ті органів внутрішніх справ при мінімальних затратах праці та при точному дотриманні матеріального й процесуального законодавства, який здійснюється з урахуванням рекомендацій науки та узагальнен­ня передового практичного досвіду.

Вивчення юридичної літератури, узагальнення різних думок на­уковців і досвіду роботи органів внутрішніх справ дає нам підстави говорити, що наукова організація праці в органах внутрішніх справ передбачає:

^ розроблення найбільш раціональних форм розподілу праці між окремими працівниками, структурними підрозділами і, в той же час, її об’єднання заради досягнення цілей і завдань, що сто­ять перед органами внутрішніх справ;

^ удосконалення управлінської структури, уточнення і визначен­ня компетенції конкретного підрозділу, посадової особи, ви­значення необхідної інформації на кожному рівні управління, її обсягу, способів отримання і опрацювання;

^ удосконалення форм документів, процесу документообігу, стандартизації та уніфікації документів;

> використання досягнень сучасної науки й техніки, передового, позитивного досвіду, механізацію і автоматизацію управлін­ської праці, застосування оргтехніки;

> вивчення і впровадження найбільш раціональних форм стиму­лювання праці, справедливе винагородження за працю, підви­щення по службі за результатами праці з урахуванням здібнос­тей і кваліфікації працівника;

^ удосконалення нормування праці різних категорій працівни­ків, вивчення витрат робочого часу працівниками на виконання робочих операцій, стадій процесу роботи, розроблення й уста­новлення показників, які дозволяють об’єктивно визначити обсяг роботи, а також необхідну чисельність різних категорій працівників;

> гуманізацію праці, організацію робочих місць, створення ком­фортних та безпечних умов праці, розроблення заходів соці­ального розвитку колективів, включаючи створення сприятли­вих умов для праці та відпочинку;

^ розвиток у працівників сумлінного ставлення до праці, створен­ня сприятливих, творчих відносин між працівниками, створен­ня психологічного клімату, який відповідав би загальноприй­нятим моральним і етичним принципам взаємин між людьми, укріплення службової дисципліни, дотримання законності та вироблення гарантій їх забезпечення;

^ удосконалення взаємодії з оточуючим середовищем тощо.

Важливою умовою ефективності управління у сфері діяльності ор­ганів внутрішніх справ є комплексне вдосконалення керівником орга­нізації праці всіх працівників органу: планування, технології роботи, проведення нарад і прийомів, роботи з інформацією, використання оргтехніки, організація відпочинку тощо. Успішно впроваджувати в їхню працю рекомендації НОП він може в три етапи. Перший склада­ють заходи щодо впровадження новел не в працю окремих працівни­ків, а в упорядкування режиму роботи всього органу. Без цього інші заходи можуть виявитися малоефективними. Другий етап охоплює організацію праці керівників і, насамперед, розмежування обов’язків начальника і його заступників, раціоналізацію їхньої праці. Третій включає раціоналізацію праці всіх інших працівників органу. Усі ці стадії містять багато різних заходів, але в рамках наукової статі автор приділяє увагу другому, найбільш важливому, на наш погляд, етапу впровадження досягнень НОП та передової практики.

Розглядаючи питання щодо праці начальника органу внутрішніх справ, слід зазначити, що його характеризують: специфіка здійсню­ваних функцій; різноманітність діяльності особового складу; склад­ність управління за умов взаємодії з іншими органами, підрозділами внутрішніх справ, іншими правоохоронними та контролюючими ор­ганами, що виконують споріднені завдання, проте інакшими засоба­ми; форма реалізації відповідальності підлеглих; відносна автоном­ність праці об’єкта управління; висока плинність працівників, яка останнім часом в окремих службах складає 40 відсотків [1, С. 105].

Просте продовження робочого часу начальника не завжди при­водить до підвищення продуктивності праці, тим більше, коли він не упорядкований. Анкетування різного рівня начальників органів внутрішніх справ показує, що 33 відсотки розпорядок дня для себе визначили чітко; 66 відсотків - нечітко та 1 відсоток - не визначили зовсім. Такі визнання керівників свідчать про те, що резерв для упо­рядкування роботи в них є.

Вивчення різного роду документів і практики управління органа­ми внутрішніх справ показує, що особливо погано урегульовано роз­межування обов’язків начальника та його заступників, що породжує непогодженість в управлінських заходах, і нераціональну витрату робочого часу. Основний принцип визначення обов’язків керівника, писав В. І. Ленін, зводиться до того, що “певна особа цілком відпо­відає за ведення певної роботи” [2, С. 23]. Критерієм визначення по­вноважень повинні бути інтереси справи, а не престиж. Одна з при­чин поганого делегування обов’язків - завищення начальником своїх можливостей, його віра в те, що він більш компетентний у порівнянні зі своїми заступниками та іншими працівниками. Уміння делегувати повноваження повинне оцінюватися як одна з ознак здатності управ­ляти взагалі: делегування - це ні що інше, як уміння з максимальною результативністю використовувати потенціал підлеглих [3, С. 29]. Сам він, яким би здатним не був, усе зробити не встигне. Делегуван­ня повноважень буде обґрунтованим у таких випадках: за надмірного перевантаження керівника та відсутності можливості самому вчасно виконати роботу; за наявності в підпорядкуванні досвідченого, квалі­фікованого працівника; за необхідності вивільнення керівникові часу для вирішення тих завдань, які крім нього вирішувати ніхто не може [4, С. 58].

Таким чином, проблема делегування управлінських повноважень підлеглим виникає через перевантаженість керівників та зростаючу необхідність вирішення ними тільки найбільш важливих завдань. При цьому начальник і заступники повинні управляти визначени­ми структурними підрозділами, але обсяг роботи з безпосереднього управління ними у заступників повинен бути більше, ніж у началь­ника, оскільки останній за будь-якого розподілу обов’язків зосеред­жує на собі питання добору і розстановки кадрів, планування роботи органу, координації його діяльності з іншими службами, підрозділа­ми, правоохоронними та контролюючими органами, організації пере­вірок підрозділів, підготовки пропозицій керівництву УМВС, МВС про заходи щодо вдосконалення роботи і проектів рішень по боротьбі зі злочинністю, контролю за їх виконанням та ін. Заступники займа­ються організацією роботи всередині органу, навчанням працівників, виконанням окремих рішень тощо. Основне їх завдання - звільнення начальника від дрібних робіт, створення для нього умов роботи над основними проблемами управління органом внутрішніх справ.

Проаналізувавши роботу керівників окремих органів внутрішніх справ з’ясувалося, що близько 20 відсотків виконуваних ними робіт можна без збитку для справи передати іншим працівникам. А якщо врахувати, що якийсь час можна заощадити ще за рахунок упорядку­вання прийому працівників і громадян, розмов по телефону, прове­дення нарад тощо, то витрачений час нераціонально зросте. Економії часу може сприяти чітке розмежування функціональних обов’язків, застосування сучасної оргтехніки, рекомендацій науковців, викорис­тання передового досвіду роботи й інші фактори. Приблизно такі ж висновки зробив і А. Ф. Майдиков, який досліджував витрати часу керівниками районних відділів внутрішніх справ [5, С. 54].

Неефективна витрата робочого часу припадає здебільшого на ма­лоефективні оперативні наради, телефонні розмови, складання дові­док тощо. Витрачається він з причин суб’єктивного характеру (ост­рах помилитися, нерішучість, незручність), а також через невдалий розпорядок дня, відволікання на другорядні питання. На думку поль­ських вчених, відволікання уваги на телефонні розмови на 3 хв. вима­гає для зосередження до перерваної роботи до 30 хв. [6, С. 29]. Якщо взяти до уваги, що у начальника органу внутрішніх справ майже не буває 30 хв. щоб ніхто не зателефонував, то можна зробити висновок, що ця категорія відповідальних керівників працює не зосереджено, що й приводить часто, як один із факторів, до прийняття поверхових і невиважених рішень.

Проводячи дослідження, ми визначили, що в середньому 15­20 відсотків робочого часу начальники органів внутрішніх справ ви­трачають неефективно, з яких від 2 до 8 відсотків втрачають його взагалі. При цьому ми використовували такий прогресивний спосіб, як оцінка важливості тих чи інших робіт з урахуванням витрат часу на них.

Роботи розділили на 4 види:

1) необхідні, тривалість яких скоротити не можна;

2) необхідні, але їхню тривалість можна скоротити;

3) роботи, які можна доручити іншим працівникам;

4) інколи зайві роботи, які можна виключити.

Такі аналізи показують, за яких видів діяльності слід домагатися скорочення витрат часу, якої реорганізації й удосконалення вони ви­магають. Якщо в органі внутрішніх справ склалася, наприклад, нега­тивна тенденція, що була шляхом аналізу виявлена, то через певний проміжок часу такий же аналіз необхідно провести ще раз. Це до­зволить виявити зміни в організації роботи, вжити необхідні заходи. Однак, необхідно враховувати, що навіть у щільній роботі близько 9 відсотків робочого часу припадає на замасковані перерви в роботі за винятком часу на відпочинок, 4 відсотки витрачається на необхідні особисті потреби [7, С. 23].

Для упорядкування своєї праці, внесення до неї елементів науко­вої організації, керівнику, на наш погляд, слід виробити в собі такі навички: записувати все, що стосується роботи, що б не забути про вчасне виконання її; перспективні думки (ідеї) фіксувати; вивчати спеціальну літературу; ділити поставлені завдання за ступенем важ­ливості та відповідно до цього визначати послідовність їх виконання; вирішувати питання вдумливо, оцінюючи їх усебічно; не переходити до виконання наступного завдання, якщо не виконано попереднє (у невідкладних випадках можна виконувати їх паралельно). Правильно відмічено, що обов’язки виконуються краще, якщо дії знаходяться в порядку лінійної послідовності: це забезпечує виконання кожної з них зосереджено, без відволікання на інші роботи [8, С. 145].

Наукова організація праці керівників органів внутрішніх справ досягається за допомогою впровадження наукових методик у плану­вання і організацію робочого часу, а також раціоналізацією трудових операцій і створенням кращих умов праці.

Тому основними правилами їхньої діяльності необхідно вважати:

1) планування праці;

2) розрахунок сил і часу перед початком складної роботи; підго­товка всього необхідного для її виконання, вивільнення себе від дрібних (другорядних) справ для зосередження на основній діяльності; виділення для важкої, зосередженої, творчої праці, робочого часу в першій половині робочого дня, бажано з ран­ку;

3) виключення випадків необгрунтованого переключення на іншу роботу, якщо не закінчена попередня;

4) постійний контроль за своєю діяльністю, своєчасне внесення в неї потрібних корективів. “Самоаналіз і самоконтроль, - як справедливо відзначає А. І. Омаров, - допоможуть керівнику точно дотримуватися установленого ним же розпорядку дня й удосконалювати його, навчити краще розуміти ціну деяких від­хилень від рекомендованих норм поведінки” [3, с. 114];

5) прогнозування як кінцевої, так і проміжних цілей виконаних робіт;

6) вироблення позитивних звичок щодо організації праці, точного визначення переліку документів, які повинні розглядатися на­чальником та іншими працівниками тощо.

Напевно, немає необхідності викладати фізіологічні правила включення працівника в роботу, чергування трудових операцій, до­тримання періодичності праці й відпочинку тощо. Такі розробки по НОП є. Ми робимо акцент на розгляді деяких правил організації робочого дня, періоду входження працівників до тієї чи іншої спра­ви (діяльності), оскільки скорочення цього періоду можна вважати ефективним засобом підвищення їхньої працездатності.

До заходів, що забезпечують скорочення цього періоду, ми відно­симо:

1) встановлення оптимального початку та закінчення робочого дня;

2) уведення невеликої фізичної розминки перед початком робо­ти;

3) використання 5-8 хв. перерв після 50-60 хв. праці;

4) прослуховування під час трудових операцій, не пов’язаних з участю у них інших осіб, спокійної, тихої, спеціально підібра­ної музики;

5) створення резерву часу, що виключає перевантаження в пра­ці, дозволяє виконувати незаплановану роботу, яка раптово з’явилася.

Праця співробітника в цьому випадку може бути продуктивною і такою, що приносить задоволення, коли він після трудового дня ще повний енергії, має бажання та фізичні можливості зайнятися іншою справою. Однак керівники і працівники органів внутрішніх справ часто бувають перевтомлені, а це впливає не тільки на якість їхньої праці, але й на моральний стан.

Важливим елементом НОП начальника, як відзначалося, є плану­вання роботи. Від рівня і наукової обґрунтованості особистого плану залежить у кінцевому рахунку результат усього комплексу управлін­ських рішень і дій. А. К. Гастев підкреслював, що “навчитися плану­вати час.. .це дійсна трудова і культурна перемога, яку можна одержа­ти, не застосовуючи складних інструментів: книг, лекцій, театру” [9, С. 32]. Разом із тим, близько 45 відсотків начальників індивідуальних планів роботи не складають, завантажуючи день безсистемним ви­рішенням дрібних питань. Незважаючи на різнохарактерність трудо­вих операцій, які керівник виконує протягом дня, їх можна об’єднати в три групи:

1) поточна робота, що повторюється як правило щодня (розгляд пошти, матеріалів про злочини, оперативних та інших матеріа­лів);

2) робота, що виконується періодично (участь у засіданнях, які проводяться вищим керівником, проведення нарад, вивчення окремих матеріалів (справ) та ін.);

3) непередбачена робота.

Проаналізувавши ці трудові операції слід відзначити, що близько 90 відсотків усієї роботи можна передбачати, що суттєво полегшує планування. Практика показує, що начальникові найкраще розподі­ляти свій час на тиждень вперед, передбачивши спочатку регулярно повторювані, заздалегідь визначені заходи (розгляд пошти, матеріа­лів про злочини, оперативних та інших матеріалів, участь у засідан­нях, які проводяться вищим керівником, проведення нарад, вивчення окремих матеріалів та ін.), а потім заходи щодо виконання іншої по­точної роботи, чергуючи складні й прості операції.

Значне місце в НОП керівників займає процес проведення служ­бових нарад. Наша думка з цього приводу однозначна: необхідно скорочувати кількість нарад; залучати на них мінімум посадових осіб, скорочувати час їх проведення. Для цього потрібно: розробити графік проведення “регулярних” нарад, чітко формулювати їх мету та завдання; готувати основні виступи; чітко регламентувати та до­тримуватись порядку (регламенту) проведення нарад, розраховувати час на доповіді й виступи з обговорення питання, обмежувати роботу нарад в середньому до 50 хв.; викликати на них тільки тих осіб, які причетні до питань, що розглядаються; призначати наради на кінець робочого дня, коли основну роботу його учасники в цей день викона­ли; до початку наради готувати проекти рішень.

На жаль, на сьогодні кількість нарад велика. Як показало анкету­вання керівників органів внутрішніх справ, вони на наради витрача­ють до 20 відсотків свого часу. 85 відсотків вважають, що кількість нарад, проведених за їх участю, можна скоротити приблизно на тре­тину. На їхню думку, основними недоліками проведення нарад є:

1) витрати часу на зайві розмови - 87 відсотків;

2) зайва кількість запрошених - 80 відсотків;

3) нечіткий порядок денний, включення дрібних питань - 46 від­сотків;

4) неправильна послідовність розгляду питань - 24 відсотка;

5) недостатнє число запрошених осіб - 12 відсотків. Ці дані свід­чать про резерв удосконалення порядку проведення нарад в ор­ганах внутрішніх справ.

До раціоналізації проведення нарад слід віднести й оцінку керів­ником їхньої результативності та чіткості проведення після закінчен­ня наради [10, С. 471]. Такий аналіз дозволить урахувати в майбут­ньому позитивні та негативні моменти нарад і домогтися їх більш ефективного проведення.

Особливе значення для прискорення темпів роботи щодо впрова­дження НОП у практику має використання матеріальних і моральних стимулів, особистої зацікавленості працівників у впровадженні но­вітніх заходів. Тому, починати роботу з впровадження НОП у діяль­ність органів внутрішніх справ необхідно, на наш погляд, з вивчення й аналізу існуючого фінансування, матеріально-технічного забезпе­чення та організації праці.

Актуальним питанням для органів внутрішніх справ є спрощення та скорочення діловодства операцій, що забирає у працівників багато часу. Ця проблема не нова, але до сьогодні не вирішена. Для вирішен­ня цієї проблеми, на наш погляд, необхідно:

1) зменшити кількість управлінських ланок, що, безсумнівно, призведе до скорочення кількості вказівок і доручень з боку центрального апарату на місця;

2) наказом МВС України чітко визначити, яку звітність (інфор­мацію) необхідно надавати до МВС України та в які терміни (періоди). Адже не є нормальною ситуація, коли під час прове­дення тієї чи іншої регіональної чи загальнодержавної операції звітність надається щоденно до МВС України, при цьому тіль­ки перелік одних позицій, що необхідно відобразити, доходить до 2-3 сторінок;

3) документів, які не використовуються чи мало використовують­ся не повинно бути [11].

Підсумовуючи сказане вище можна зазначити, що наукова органі­зація праці передбачає комплексне і одночасне, за всіма напрямами, впровадження рекомендацій НОП, оскільки всі ці напрями перебува­ють у взаємозв’язку та взаємовідносинах.

Розроблення та впровадження наукової організації управління й праці в органах внутрішніх справ повинні безпосередньо очолюва­ти керівники МВС, ГУМВС, УМВС, ЛУ УМВСТ та керівники місь- крайлінорганів внутрішніх справ.

Список використаних джерел

1. Литвиненко В. І., Сервецький І. В. Правові та організаційно - тактичні основи боротьби з організованою злочинністю в Укра­їні: Монографія / Під заг. ред. член-кор. Акад. пед. наук України Я. Ю. Кондратьєва. - К.: РВВ МВС України, 2003.

2. Ленин В. И. Полн. собр. соч. - Т. 52.

3. ОмаровА. М. Руководитель. - М.: Политиздат, 1987.

4. Панкин Л. И. Психология организационных отношений в дея­тельности органов внутренних дел. - М., 1984.

5. Майдыков А. Ф. Рабочее время начальника // “Советская мили­ция”, 1985. - № 6.

6. Ковалевски С. Руководитель и подчиненный. - М.: Прогресс, 1973.

7. Кандор И. С. Физиологические основы научной организации труда // Психо-физиологические и эстетические основы НОТ. - М., 1971.

8. Котарбинский Т. Трактат о хорошей роботе (перевод с польско­го). - М., 1975.

9. Гастев А. К. Как надо работать. - М., 1972.

10. Курс для высшего управленческого персонала (перевод с англ.). - М.: Экономика, 1970

11. Грохольський В. Л. Наукова організація праці в спеціальних підрозділах по боротьбі з організованою злочинністю // Зб. наук. ст. - Донецьк: ДІВС при ДДУ, 2004. - № 1.

Стаття надійшла до друку 13.03.2007р.